（1）由接收单位（或上级主管部门）、或者人才交流管理中心开具《调档函》；
（2）持《调档函》到学校毕业生就业服务大厅（东校区数学楼214室；电话：8486651）开具《档案发放表》；
（3）凭《档案发放表》到学校档案馆学生档案管理科（西校区办公楼401室）提取个人档案。
二、2016届以后的毕业生
（1）由接收单位（或上级主管部门）、或者人才交流管理中心开具《调档函》；
（2）凭《调档函》、身份证到学校毕业生就业服务大厅（东校区数学楼214室；电话：8486651）开具《衡阳师范学院报到证办理告知书》；
（3）凭《衡阳师范学院报到证办理告知书》到学校档案馆学生档案管理科（西校区办公楼401室）提取个人档案。
注：2004年（不含）之前的本科毕业生或专科生，直接去学校档案馆（西校区办公楼401室；档案馆电话：8484974）查询档案留存情况。
若毕业生因故无法来学院提取个人档案，需委托他人提取档案者，除按照《毕业生调档流程》操作外，另需办好下列手续，方可办理。
（1）毕业生本人《授权委托书》；
（2）毕业生身份复印件；
（3）代提者身份证原件及复印件；
（4）应届毕业生调档函复印一份。
